Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Chức năng "Quản lý NLĐ"

I. Giới thiệu:

Chức năng “Quản lý NLĐ” hỗ trợ cho người dùng quản lý dễ dàng danh sách người lao động hiện có tại doanh nghiệp, từ đây khi thực hiện một hồ sơ nghiệp vụ BHXH, trong mẫu nhập liệu, người dùng có thể truy xuất để lấy thông tin từ danh mục này vào tờ khai, giảm được thời gian nhập chi tiết thông tin người lao động vào mẫu tờ khai, từ thông tin chi tiết người lao động thiết lập ban đầu, hàng tháng sẽ tự tổng hợp và xuất ra bảng kê chi tiết tỉ lệ và số tiền đóng bảo hiểm của doanh nghiệp và từng cá nhân.

II. Hướng dẫn thiết lập danh mục “Quản lý NLĐ” trong ứng dụng iBHXH™:

Qui tắc nhập liệu chung: nhập liệu trực tiếp trên ứng dụng, hoặc trong mỗi mục có thể tạo file mẫu excel để nhập liệu trước, sau đó thực hiện “Nạp dữ liệu” để lấy thông tin từ file mẫu excel này vào ứng dụng; kết thúc quá trình nhập liệu hoặc điều chỉnh thì nhấn “Lưu (F5)” để lưu lại thông tin thay đổi.

III. Nhóm “Định nghĩa danh mục”:

Thực hiện thiết lập ban đầu theo trình tự từ trái sang phải trên thanh công cụ: Danh mục đơn vị/phòng ban > Danh mục vị trí công việc > Thông tin chi tiết NLĐ.

Chức năng “Danh mục đơn vị phụ thuộc” hỗ trợ thiết lập quản lý người lao động giữa các cơ quan với nhau, trong thực tế hỗ trợ cho mô hình hoạt động giữa công ty mẹ và các công ty con.

1. Mục “Danh mục đơn vị/phòng ban”:

Biểu mẫu này hỗ trợ khởi tạo danh sách phòng ban tương ứng theo mô hình của doanh nghiệp.

2. Mục “Danh mục vị trí công việc”: 

Biểu mẫu này hỗ trợ khởi tạo danh sách vị trí công việc tương ứng tùy theo mô hình của doanh nghiệp, có thể thiết lập mức lương theo hệ số hoặc tiền đồng.

Thiết lập mức lương theo hệ số: nhập giá trị vào ô “Mức lương cơ bản” – dưới hàng chữ Danh mục vị trí công việc; đánh dấu vào cột hệ số, nhập liệu vào các cột thông tin tiếp theo, tùy theo số liệ của doanh nghiệp, cột “Tổng lương BHXH” sẽ tự động tính ra số tiền, làm cơ sở để tính ra tiền đóng BHXH theo tỉ lệ qui định.

Thiết lập mức lương theo tiền đồng: không đánh dấu chọn vào cột Hệ số, chỉ cần nhập thông tin vào cột “Mức lương tính BHXH (Tiền đồng/hệ số)” theo số tiền mà doanh nghiệp xác định để làm căn cứ đóng BHXH của vị trí công việc đó, cột “Tổng lương BHXH” sẽ tự động tính ra số tiền, làm cơ sở để tính tiền đóng BHXH theo tỉ lệ qui định.

3. Mục “Thông tin chi tiết NLĐ”: 

Biểu mẫu này hỗ trợ khởi tạo danh sách thông tin chi tiết của người lao động, cột thông tin “Nơi làm việc (chính)”, “Vị trí công việc” sẽ lấy thông tin đã khai báo trong 2 bảng danh sách trước đó vào phần nhập liệu, các cột thông tin chi tiết khác do người dùng tự nhập vào, cột cuối cùng về bên phải là cột “Chi tiết”, có thể double click vào đây để mở xem bảng “Chi tiết thông tin NLĐ: …”.

4. Bảng “Chi tiết thông tin NLĐ: …”: 

Biểu mẫu này hỗ trợ người dùng tùy chỉnh thông tin chung, Quá trình thay đổi thông tin (vị trí chức danh, nếu có thay đổi theo thời gian), Quá trình tham gia BHXH . . . của người lao động.

IV. Nhóm “Tổng hợp”:

Tự động tổng hợp và xuất số liệu dựa trên thông tin đã thiết lập từ nhóm “Định nghĩa danh mục”.

1. Mục “BK đóng BHXH và CĐ”: 

Biểu mẫu này tự động tổng hợp từ bảng thông tin chi tiết người lao động để thể hiện ra tỉ lệ và số tiền đóng BHXH, chi phí công đoàn, người dùng có thể thực hiện “Xuất excel” để xuất ra file bảng kê đóng tiền hàng tháng của doanh nghiệp, trình lãnh đạo ký duyệt, nếu đã thực hiện ký duyệt và đóng tiền vào ngân sách hoàn tất, trên ứng dụng, người dùng nhấn “Đã duyệt và đóng tiền”.

2. Mục “BK đã duyệt và đã NT BHXH”: 

Biểu mẫu này là mẫu tổng hợp từ “BK đóng BHXH và CĐ”, sau khi người dùng nhấn “Đã duyệt và đóng tiền”, thì tại đây tự động lưu lại bảng danh sách chi tiết đóng tiền của tháng đó.

3. Mục “Chi tiết QTTG BHXH,BHYT, BHTN của NLĐ”: 

Biểu mẫu này hỗ trợ người dùng tra cứu chi tiết quá trình tham gia BH và tỉ lệ đóng của người lao động theo thời gian, phụ thuộc vào các mục đã kê khai và thực hiện trước đó.

4. Mục “Tính mức hưởng BHXH”: 

Biểu mẫu này hỗ trợ người dùng tính mức lương hưởng bình quân BHXH sau khi về hưu

V. Bổ sung thông tin tài khoản ngân hàng & điều chĩnh thông tin cá nhân (nếu có) của người lao động (NLĐ) cho cơ quan BHXH để chi trả chế độ ngắn hạn cho NLĐ:

BHXH TP.Hồ Chí Minh ban hành công văn số 848/BHXH ngày 30/03/2016 để yêu cầu và hướng dẫn đơn vị sử dụng lao động bổ sung thông tin tài khoản ngân hàng và điều chỉnh thông tin cá nhân (nếu có) của NLĐ cho cơ quan BHXH để có thông tin chi trả chế độ ngắn hạn cho NLĐ. Theo yêu cầu đó, hệ thống iBHXHTM đã cập nhật quy trình điện tử để quý đơn vị SDLĐ dễ dàng thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Trên thanh tiêu đề chọn vào mục “Quản lý NLĐ” > “Cập nhật thông tin NLĐ với CQ BHXH”.

Bước 2: Chọn “Lấy TT NLĐ từ CQ BHXH” để ứng dụng tự động cập nhật danh sách NLĐ từ hệ thống quản lý của cơ quan BHXH xuống ứng dụng iBHXHTM. Nếu danh sách NLĐ thiếu thì nhấn phím “Insert” để thêm dòng thông tin, hoặc nhấn phím “F11” để xóa bớt dòng; trường hợp đơn vị có dùng chức năng Quản lý NLĐ, có thể chọn “Đồng bộ DL NLĐ” để phần mềm cập nhật thêm thông tin từ bảng “Thông tin chi tiết NLĐ” vào mẫu tờ khai này.

Lưu ý: Thông tin NLĐ cập nhật tự động từ hệ thống quản lý của cơ quan BHXH thì không thể thay đổi những nội dung này.

Bước 3: Thực hiện nhập liệu vào nhóm “Thay đổi thông tin” trong trường hợp người lao động có thay đổi họ tên, ngày tháng năm sinh hoặc số CMND, nếu không thay đổi những thông tin này thì có thể để trống.

Bước 4: Tại nhóm “Thông tin Ngân hàng” người dùng thực hiện nhập liệu trực tiếp vào phần mềm.

Bước 5: Cột “Đính kèm” hỗ trợ người dùng đính kèm thêm chứng từ để nộp cho cơ quan BHXH (ví dụ thay đổi số CMND thì đính kèm thêm bản scan CMND của NLĐ).

Bước 6: Thực hiện nhập liệu xong, chọn “Ghi” để lưu lại thông tin đã nhập > Ứng dụng sẽ hỏi có lưu thông tin  mới nhập vào dữ liệu Thông tin chi tiết NLĐ trên ứng dụng iBHXH hay không (nếu ghi thì sẽ có thông tin cho việc quản lý NLĐ tại đơn vị và hỗ trợ lấy thông tin từ ứng dụng khi lập các thủ tục BHXH) > chọn “Kết xuất BC” để tổng hợp ra hồ sơ hoàn chỉnh.

Bước 7: Nút chức năng hỗ trợ người dùng xuất danh sách thông tin NLĐ thành file Excel để có thể nhập nội dung điều chỉnh thông tin cho NLĐ và nạp lại dữ liệu vào chương trình.

Sau khi phần mềm đã tổng hợp ra hồ sơ hoàn chỉnh, thực hiện ký số và nộp hồ sơ qua mạng ngay hoặc sử dụng chức năng Trình ký để cấp quản lý tại đơn vị ký số giao dịch điện tử cho cơ quan BHXH.

Trân trọng./.