XHD_Nhận hoá đơn điện tử và quản lý hoá đơn : Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Nhận hoá đơn điện tử và quản lý hoá đơn

1. Cập nhật thông tin nhận hoá đơn điện tử:

Thực hiện cập nhật thông tin chữ ký số (USB Token) với hệ thống của TS24 để có thể nhận hóa đơn điện tử được xuất từ ứng dụng XuatHoaDon™ của người bán gửi đến, người dùng thực hiện như sau:

Bước 1: Người dùng gắn thiết bị chữ ký số (USB Token) vào máy tính, trong ứng dụng XuaHoaDon™, trên thanh tiêu đề nhấn chọn vào “Quản lý hóa đơn” (1) > “Cập nhật thông tin nhận hóa đơn điện tử” (2).

Bước 2: Thực hiện đăng ký thông tin nhận hóa đơn điện tử.

(1): tùy chọn thông tin chữ ký số của đơn vị.

(2): thông tin đăng ký của đơn vị, có thể tùy chỉnh lại nội dung này.

(3*): tùy chọn cho lần đầu đăng ký sử dụng chức năng nhận hóa đơn điện tử của TS24.

(3**): tùy chọn cập nhật lại thông tin chữ ký số để nhận hóa đơn điện tử, trong trường hợp thiết bị chữ ký số của đơn vị mua mới / gia hạn lại thời gian sử dụng.

(3***): tùy chọn ngừng sử dụng chức năng nhận hóa đơn điện tử của TS24.

2. Nhận hóa đơn điện tử / hóa đơn xác thực:

Bước 1: Người dùng gắn thiết bị chữ ký số vào máy tính, trên thanh tiêu đề nhấn chọn vào mục “Quản lý hóa đơn” (1) > “Nhận hóa đơn điện tử” / “Nhận hóa đơn xác thực” (2)

Bước 2: Thực hiện tra cứu thông tin hóa đơn của người bán và ký số cho hóa đơn.

Hóa đơn đã thực hiện ký số có thể tải về máy tính của người dùng để lưu trữ.

3. Quản lý hoá đơn bán ra/mua vào:

Chức năng này hỗ trợ người dùng chủ động cập nhật thông tin hoá đơn bán hàng/mua hàng của đơn vị vào ứng dụng XuatHoaDon™ để thuận tiện trong công tác quản lý, tra cứu nhanh thông tin hoá đơn của đơn vị, các bước thực hiện như sau:

3.1. Quản lý hóa đơn bán ra:

Bước 1: Trên thanh tiêu đề nhấn chọn vào “Quản lý hóa đơn” (1) > “Hóa đơn bán ra” (2).

Bước 2: giao diện quản lý hóa đơn hỗ trợ tìm kiếm, cập nhật tự động thông tin về hoá đơn điện tử / hoá đơn xác thực bán ra của đơn vị trong ứng dụng XuatHoaDon™, người dùng có thể nhập thêm thông tin hóa đơn khác từ bên ngoài vào chương trình để quản lý.

(1): tùy chọn hỗ trợ tra cứu thông tin hóa đơn bán ra.

(2): danh sách hiển thị thông tin hóa đơn bán ra.

(3): nội dung chi tiết của từng hóa đơn bán ra.

(4): nút chức năng hỗ trợ tạo file mẫu để nhập thông tin hóa đơn bán ra khác của đơn vị, nạp dữ liệu vào ứng dụng, hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn giấy đối với hóa đơn điện tử / hóa đơn xác thực, lưu thông tin danh sách quản lý hóa đơn hoặc xóa bỏ nội dung đã nhập.

3.2. Quản lý hóa đơn mua vào:

Bước 1: Trên thanh tiêu đề nhấn chọn vào “Quản lý hóa đơn” (1) > “Hóa đơn mua vào” (2), giao diện quản lý hóa đơn hỗ trợ tìm kiếm, cập nhật tự động thông tin về hoá đơn điện tử / hoá đơn xác thực mua vào từ đối tác có dùng XuatHoaDon™ của TS24 để xuất hóa đơn mua hàng cho đơn vị, người dùng có thể nhập thêm thông tin hóa đơn khác từ bên ngoài vào chương trình để quản lý.

(1), (2): Vị trí chọn mở chức năng quản lý hóa đơn mua vào.

(3): Tùy chọn thời gian xuất hóa đơn để tìm kiếm thông tin hóa đơn đã thực hiện ký số.

(4): Danh sách hiển thị thông tin hóa đơn lưu từ hệ thống.

(5): Các phím chức năng hỗ trợ lưu file hóa đơn, xuất excel hoặc chuyển đổi hóa đơn giấy.

Bước 2: Người dùng tự nhập thông tin hoá đơn mua vào để quản lý, thực hiện tạo file mẫu để nhập thông tin hoá đơn và nạp file mẫu này vào chương trình.