Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Lập hóa đơn từ file mẫu Excel

Ứng dụng XuatHoaDon™ hỗ trợ cung cấp sẵn một số file mẫu để đơn vị có thể nạp dữ liệu vào ứng dụng để xuất hóa đơn điện tử. Với cách thực hiện này, người dùng có thể không cần khởi tạo thông tin quản lý danh mục khách hàng, hàng hóa trong ứng dụng XuatHoaDon™, thông tin xuất hóa đơn được lấy trực tiếp theo dữ liệu trong file mẫu mà đơn vị nạp vào. Để sử dụng tính năng này, người dùng thực hiện như sau:

Bước 1: Trên thanh tiêu đề nhấn chọn vào “Hóa đơn điện tử” (1) > “Lập hóa đơn từ file mẫu Excel” (2).

Bước 2: Lập hóa đơn từ file mẫu Excel có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

2.1. Lập hóa đơn từ file mẫu Excel theo mẫu có sẵn:

Chức năng này cung cấp cho người dùng một số mẫu nhập dữ liệu hóa đơn, hỗ trợ kiểu nhập liệu hóa đơn chi tiết có nhiều dòng hàng hoặc xuất gộp nhiều đơn hàng vào 1 hóa đơn.

Hóa đơn theo mẫu 1 và 4: Thông tin hóa đơn trên 1 hàng, hàng hóa tối đa 10 mặt hàng/ hóa đơn.

Hóa đơn theo mẫu 2, 3 và 5: chi tiết hàng hóa trên nhiều dòng, không giới hạn chi tiết hàng hóa.

Tùy theo mô hình hoạt động và nhu cầu nhập liệu của từng đơn vị mà người dùng chọn tạo file mẫu phù hợp, người dùng ghi nhận số liệu cần xuất hóa đơn vào file mẫu này, sau đó chọn đường dẫn lưu file từ máy tính để tải vào ứng dụng, bảng thông tin xuất hiện cho phép tùy chọn mẫu hóa đơn cần xuất (1), trường hợp nếu dữ liệu nhập trong file mẫu có phát sinh lỗi thì bảng thông báo mô tả lỗi bên phải (2) sẽ hiển thị nội dung sai là gì, nếu không hiển thị mô tả lỗi thì có thể thực hiện nạp file dữ liệu này vào chương trình để bắt đầu xuất hóa đơn (3).

2.2. Lập hóa đơn từ file mẫu Excel theo mẫu tùy chọn:

Chức năng này hỗ trợ người dùng nạp tùy ý một file dữ liệu bán hàng để thực hiện xuất hóa đơn, với yêu cầu người dùng cần phải tự thiết lập thông tin thể hiện trên hóa đơn, theo số liệu chi tiết trong file dữ liệu.

Người dùng chỉ đường dẫn đến vị trí file dữ liệu lưu trên máy (1) để thực hiện mở file (2).

Xuất hiện bảng hỗ trợ người dùng tùy biến thông tin hiển thị trên mẫu xuất hóa đơn chi tiết, tùy vào nội dung trong bảng dữ liệu (3) mà người dùng thiết lập giới hạn vùng truy xuất dữ liệu (4) và định nghĩa cho từng cột thông tin (5) làm căn cứ để ứng dụng XuatHoaDon™ ghi nhận số liệu vào đúng vị trí trên từng tờ hóa đơn. Có thể kiểm tra nội dung sẽ hiển thị trên hóa đơn, lưu cấu hình và thực hiện xuất hóa đơn (6) sau khi đã hoàn tất các bước thiết lập.

(Có thể tải file đính kèm nội dung hướng dẫn này về máy tính người dùng để lưu trữ và tham khảo).

Trân trọng./.